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Os recebíveis de uma empresa são fundamentais para a saúde financeira do negócio. Sem ter acesso aos valores, a sobrevivência do estabelecimento pode se tornar inviável. Por esse motivo, a gestão de contas a receber é uma parte essencial para o departamento financeiro.

Afinal, o volume de operações mal gerenciadas pode resultar em falhas. Nesse sentido, automatizar e otimizar o trabalho do setor ajuda a garantir o equilíbrio do fluxo de caixa, além de minimizar riscos relacionados a erros.

Com este conteúdo, você aprenderá 4 dicas para otimizar a gestão do contas a receber e tornar os processos mais eficientes. Continue a leitura e confira!

O que é gestão de contas a receber e por que é importante?

A gestão de contas a receber é um processo referente ao setor financeiro das empresas. Em geral, é realizada por profissionais da área de finanças e contabilidade. Nela, o objetivo é controlar o recebimento dos pagamentos pelos serviços ou produtos que a companhia oferece aos seus clientes.

Assim, a gestão do departamento de contas a receber considera as cobranças e entradas de dinheiro, que vão compor o caixa da empresa. Isso a torna essencial para manter os recebimentos em dia e garantir o desenvolvimento financeiro do negócio ao longo do tempo. 

Embora essa gestão possa parecer simples, existem diversos fatores que podem prejudicá-la. Como resultado, muitos estabelecimentos têm dificuldades em lidar com as contas a receber. Isso acontece tanto por falta de organização quanto por não ter as ferramentas certas para otimizar o trabalho.

No entanto, um dos grandes problemas relacionados à gestão do contas a receber é a falta de clareza diante do início do problema. Em diversas situações, as dificuldades do setor são percebidas somente com a inadimplência. Mas elas também podem surgir quando o cliente paga.

Para evitar que a companhia seja afetada em quaisquer situações, é fundamental saber como agir para otimizar a gestão da área. Fazendo isso, será possível identificar os problemas e agir a tempo de evitá-los ou solucioná-los com maior agilidade.

Quais os riscos envolvidos em uma gestão ineficiente?

Como você viu, uma gestão ineficiente pode gerar problemas até mesmo quando o cliente é bom pagador. Nesse caso, o processo está relacionado à falta de organização do controle das cobranças.

A empresa pode ter dificuldades na identificação de pagamentos ou na comunicação com os clientes para identificar o recebimento, por exemplo. Ainda, problemas na identificação dos valores a receber podem ocasionar dificuldades no acompanhamento das informações, cobranças indevidas, entre outros fatores.

Isso pode gerar ações judiciais e má reputação da empresa, além de gastos desnecessários de tempo e recursos. Simultaneamente, quando a gestão do contas a receber não é eficiente, pode demorar até que os processos relativos às cobranças ocorram.

Nos casos em que as medidas são adotadas, elas também podem apresentar falhas. Nessas situações, a empresa tende a ser gravemente afetada. Ademais, a falta de organização pode prejudicar a tomada de decisões em situações adversas.

O motivo para isso é a ausência de informações importantes para lidar com imprevistos ou para preparar a equipe para momentos desafiadores. A gestão ineficiente também impede o acompanhamento do ciclo financeiro da empresa.

Cabe ressaltar que o maior risco de uma gestão ineficiente é tornar o negócio inadimplente. Nesse caso, a ausência de um controle adequado das contas a receber poderá resultar no descumprimento das obrigações financeiras da companhia.

4 Dicas para otimizar a gestão do contas a receber

Depois de entender a importância da boa gestão do contas a receber, é preciso saber como deixar o setor mais eficiente. Confira 4 dicas para isso:

  1. Organize as contas a receber

Registros mais organizados facilitam o trabalho do contas a receber. Isso permite que o setor tenha uma visão geral e simplificada das entradas e saídas da empresa e possa tomar decisões mais estratégicas.

Para facilitar o controle financeiro, é importante categorizar as contas. O objetivo é manter os recebimentos sob controle, acessar facilmente os lançamentos futuros e agir de forma preventiva diante de problemas.

  1. Faça o planejamento do fluxo de caixa

Com a categorização, a empresa passa a ter uma visão ampla sobre os lançamentos futuros. Logo, é possível fazer o planejamento do fluxo de caixa. O processo é fundamental para que a empresa se mantenha sustentável.

De posse das informações, é possível organizar os investimentos necessários, além de oferecer melhores condições para os inadimplentes. Isso evita que o estabelecimento fique muito tempo sem receber os valores devidos, por exemplo.

  1. Padronize os processos

Independentemente do volume de operações da empresa, padronizar processos é fundamental para otimizar a gestão do contas a receber. Imagine que cada membro da equipe utilize sua própria planilha de controle do fluxo de caixa.

Nesse caso, a falta de padronização dificulta o entendimento dos pagamentos e recebimentos, além de permitir que operações equivocadas passem despercebidas. O problema também pode gerar desencontro de informações ou a perda de registros importantes.

Dessa forma, processos bem definidos e padronizados evitam o retrabalho e permitem que a empresa torne o setor de contas a receber mais estratégico. Afinal, os gestores podem delegar responsabilidades individuais para cada profissional com mais segurança dos resultados que serão apresentados.

  1. Utilize soluções tecnológicas

Para alcançar uma gestão de contas a receber inteligente e eficiente é importante utilizar soluções tecnológicas. Sistemas especializados em contas a receber são capazes de simplificar os processos e reunir recursos relevantes para o setor em uma só plataforma.

Assim, as operações ficam totalmente automatizadas. Isso evita atividades manuais repetitivas, elevando a produtividade do setor. Além disso, a análise de dados é mais segura, proporcionando uma atuação mais estratégica.

Com a redução nos erros de cobrança, o relacionamento com os clientes também melhora. A tecnologia ainda ajuda no controle de gastos, na manutenção de um fluxo de caixa saudável e na identificação dos bons pagadores.

Seguindo as 4 dicas que você aprendeu neste post, o setor de contas a receber pode atuar de forma eficiente e elaborar estratégias com base em projeções reais. Desse modo, a otimização dos processos é essencial para manter a saúde financeira da companhia.

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