Os recebíveis de uma empresa são fundamentais para a saúde financeira do negócio. Sem ter acesso aos valores, a sobrevivência do estabelecimento pode se tornar inviável. Por esse motivo, a gestão de contas a receber é uma parte essencial para o departamento financeiro.
Afinal, o volume de operações mal gerenciadas pode resultar em falhas. Nesse sentido, automatizar e otimizar o trabalho do setor ajuda a garantir o equilíbrio do fluxo de caixa, além de minimizar riscos relacionados a erros.
Com este conteúdo, você aprenderá 4 dicas para otimizar a gestão do contas a receber e tornar os processos mais eficientes. Continue a leitura e confira!
O que é gestão de contas a receber e por que é importante?
A gestão de contas a receber é um processo referente ao setor financeiro das empresas. Em geral, é realizada por profissionais da área de finanças e contabilidade. Nela, o objetivo é controlar o recebimento dos pagamentos pelos serviços ou produtos que a companhia oferece aos seus clientes.
Assim, a gestão do departamento de contas a receber considera as cobranças e entradas de dinheiro, que vão compor o caixa da empresa. Isso a torna essencial para manter os recebimentos em dia e garantir o desenvolvimento financeiro do negócio ao longo do tempo.
Embora essa gestão possa parecer simples, existem diversos fatores que podem prejudicá-la. Como resultado, muitos estabelecimentos têm dificuldades em lidar com as contas a receber. Isso acontece tanto por falta de organização quanto por não ter as ferramentas certas para otimizar o trabalho.
No entanto, um dos grandes problemas relacionados à gestão do contas a receber é a falta de clareza diante do início do problema. Em diversas situações, as dificuldades do setor são percebidas somente com a inadimplência. Mas elas também podem surgir quando o cliente paga.
Para evitar que a companhia seja afetada em quaisquer situações, é fundamental saber como agir para otimizar a gestão da área. Fazendo isso, será possível identificar os problemas e agir a tempo de evitá-los ou solucioná-los com maior agilidade.
Quais os riscos envolvidos em uma gestão ineficiente?
Como você viu, uma gestão ineficiente pode gerar problemas até mesmo quando o cliente é bom pagador. Nesse caso, o processo está relacionado à falta de organização do controle das cobranças.
A empresa pode ter dificuldades na identificação de pagamentos ou na comunicação com os clientes para identificar o recebimento, por exemplo. Ainda, problemas na identificação dos valores a receber podem ocasionar dificuldades no acompanhamento das informações, cobranças indevidas, entre outros fatores.
Isso pode gerar ações judiciais e má reputação da empresa, além de gastos desnecessários de tempo e recursos. Simultaneamente, quando a gestão do contas a receber não é eficiente, pode demorar até que os processos relativos às cobranças ocorram.
Nos casos em que as medidas são adotadas, elas também podem apresentar falhas. Nessas situações, a empresa tende a ser gravemente afetada. Ademais, a falta de organização pode prejudicar a tomada de decisões em situações adversas.
O motivo para isso é a ausência de informações importantes para lidar com imprevistos ou para preparar a equipe para momentos desafiadores. A gestão ineficiente também impede o acompanhamento do ciclo financeiro da empresa.
Cabe ressaltar que o maior risco de uma gestão ineficiente é tornar o negócio inadimplente. Nesse caso, a ausência de um controle adequado das contas a receber poderá resultar no descumprimento das obrigações financeiras da companhia.
4 Dicas para otimizar a gestão do contas a receber
Depois de entender a importância da boa gestão do contas a receber, é preciso saber como deixar o setor mais eficiente. Confira 4 dicas para isso:
- Organize as contas a receber
Registros mais organizados facilitam o trabalho do contas a receber. Isso permite que o setor tenha uma visão geral e simplificada das entradas e saídas da empresa e possa tomar decisões mais estratégicas.
Para facilitar o controle financeiro, é importante categorizar as contas. O objetivo é manter os recebimentos sob controle, acessar facilmente os lançamentos futuros e agir de forma preventiva diante de problemas.
- Faça o planejamento do fluxo de caixa
Com a categorização, a empresa passa a ter uma visão ampla sobre os lançamentos futuros. Logo, é possível fazer o planejamento do fluxo de caixa. O processo é fundamental para que a empresa se mantenha sustentável.
De posse das informações, é possível organizar os investimentos necessários, além de oferecer melhores condições para os inadimplentes. Isso evita que o estabelecimento fique muito tempo sem receber os valores devidos, por exemplo.
- Padronize os processos
Independentemente do volume de operações da empresa, padronizar processos é fundamental para otimizar a gestão do contas a receber. Imagine que cada membro da equipe utilize sua própria planilha de controle do fluxo de caixa.
Nesse caso, a falta de padronização dificulta o entendimento dos pagamentos e recebimentos, além de permitir que operações equivocadas passem despercebidas. O problema também pode gerar desencontro de informações ou a perda de registros importantes.
Dessa forma, processos bem definidos e padronizados evitam o retrabalho e permitem que a empresa torne o setor de contas a receber mais estratégico. Afinal, os gestores podem delegar responsabilidades individuais para cada profissional com mais segurança dos resultados que serão apresentados.
- Utilize soluções tecnológicas
Para alcançar uma gestão de contas a receber inteligente e eficiente é importante utilizar soluções tecnológicas. Sistemas especializados em contas a receber são capazes de simplificar os processos e reunir recursos relevantes para o setor em uma só plataforma.
Assim, as operações ficam totalmente automatizadas. Isso evita atividades manuais repetitivas, elevando a produtividade do setor. Além disso, a análise de dados é mais segura, proporcionando uma atuação mais estratégica.
Com a redução nos erros de cobrança, o relacionamento com os clientes também melhora. A tecnologia ainda ajuda no controle de gastos, na manutenção de um fluxo de caixa saudável e na identificação dos bons pagadores.
Seguindo as 4 dicas que você aprendeu neste post, o setor de contas a receber pode atuar de forma eficiente e elaborar estratégias com base em projeções reais. Desse modo, a otimização dos processos é essencial para manter a saúde financeira da companhia.
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