Ao contrário do que muitos pensam por aí, realizar uma conciliação de cartões eficiente é essencial para pequenas empresas. Isto é, se você é um empresário e visa expandir a sua empresa, você deve sim começar a se preocupar com a conciliação de cartões.
Afinal, a conciliação de cartões de débito, crédito e vouchers acaba sendo um processo crítico para as pequenas empresas que aceitam pagamentos com este método, pois ela demanda muita atenção e cuidado.
Sobretudo, realizar uma conciliação de cartões eficiente ajuda a garantir que todas as transações sejam registradas corretamente. Assim, você terá o controle e a visão que os valores depositados correspondam às vendas exatas da sua empresa, levando você ao sucesso financeiro.
Por isso, você vai receber neste artigo dicas práticas e estratégias de conciliação de cartões para ajudar a sua empresa a atingir o sucesso financeiro.
O que é conciliação de cartões?
Primeiramente, você precisa entender o que é conciliação de cartões e como ela causa impacto na sua empresa. Sendo assim, esse é um processo que consiste em comparar os dados das vendas realizadas com cartões com o que foi recebido pela operadora e o seu relatório de vendas.
Por isso, o seu objetivo é garantir que as informações estejam corretas e que não haja divergências entre os valores repassados entre as partes. Ou seja, que não haja as taxas de cartão erradas, o aluguel da máquina de cartão POS alteradas e outras informações relevantes, como se você está recebendo as suas vendas corretamente.
Por exemplo, a conciliação de cartões é importante para:
- Garantir a precisão das informações financeiras da empresa.
- Identificar e corrigir erros e fraudes.
- Evitar multas e juros.
- Melhorar a gestão financeira da empresa.
O que faz um conciliador de cartões?
O conciliador de cartões é o profissional responsável por realizar a conciliação de cartões, ou seja, analisar se não há erros no processo de vendas e recebimento por meio de cartões. Assim, ele é responsável basicamente por coletar os dados das vendas, das operadoras e dos extratos bancários, e comparar esses dados para identificar divergências.
Contudo, esse processo pode ser realizado manualmente ou por meio de sistemas de conciliação de cartões, como o Gold Card. Desta forma, facilitando o processo e minimizando o erro.
Para empresas pequenas, a figura do conciliador de cartões pode ser do gestor. Por isso, recomendamos avaliar a ideia do uso de sistemas próprios, pois isso será essencial para você não perder dinheiro nestes processos.
Para o seu conhecimento, veja algumas das principais atividades que um conciliador de cartões realiza a seguir:
- Coletar os dados das vendas;
- Coletar os dados das operadoras;
- Coletar os dados dos extratos bancários;
- Comparar os dados;
- Identificar divergências;
- Corrigir divergências;
- Gerar relatórios.
Portanto, devido a essas diversas atividades, o conciliador de cartões, ou você, deve ter um bom conhecimento de finanças e contabilidade, além de habilidades de análise e resolução de problemas.
Porém, se você estiver com dificuldades com alguma dessas habilidades, não se preocupe. Isto é, aqui na Gold Soluções você tem um time de consultoria financeira que te ajuda a resolver todas as questões que podem acontecer no processo de conciliação.
Como fazer conciliação de cartões?
Antes de mais nada, precisamos reforçar que existem dois métodos para realizar a conciliação de cartões. Isto é, há a conciliação manual e a automática, porém uma delas é mais morosa e cheia de possibilidades de erros, já a outra é mais assertiva, minimiza erros e traz mais segurança;
Sendo assim, para você entender a conciliação de cartões é preciso saber que ela é um processo que consiste na comparação de dados das vendas realizadas com cartões com o que foi recebido pela operadora.
Logo, entende-se que o seu objetivo é garantir que as informações estejam corretas e que não haja divergências entre os valores repassados, às taxas de cartão, o aluguel da máquina de cartão POS e outras informações relevantes.
Portanto, é de extrema importância que haja um grande cuidado com os dados, principalmente no tipo de conciliação manual, pois demanda que um analista faça toda a comparação de dados manualmente. No entanto, quando se utilizam sistemas como o Gold Card, boa parte do processo é entregue às automações do sistema que faz o cruzamento e análise dos dados, tornando mais fácil encontrar possíveis incompatibilidades.
Veja abaixo como é passo a passo para realizar a conciliação de cartões:
- Registro diário de todas as vendas realizadas com cartões, isso pode ser feito manualmente ou por meio de um sistema de gestão.
- Acompanhar as taxas de cartão por bandeira e operadora. Isto é, as taxas são cobradas pelas operadoras de cartão de crédito e variam de acordo com a bandeira e a modalidade do cartão, por isso é preciso sempre estar atento.
- Análise rotineira dos relatórios. Assim, é preciso baixar os relatórios dos valores repassados pelas operadoras, esses relatórios são geralmente disponibilizados mensalmente.
- Fazer o controle dos extratos bancários. Logo, os extratos bancários devem ser comparados com os relatórios das operadoras para verificar se os valores recebidos estão corretos.
- Fazer o controle dos recebíveis. Os recebíveis são os valores que ainda serão pagos pelas operadoras. Sendo assim, é importante acompanhar o status dos recebíveis para garantir que eles sejam pagos no prazo.
- Analise e observe quais são os erros, se ocorrerem, busque soluções. É preciso verificar, e se houver alguma divergência entre os dados, é necessário fazer as correções junto às operadoras.
Qual a melhor conciliadora de cartão de crédito?
A melhor conciliadora de cartão de crédito é aquela que atende às necessidades da sua empresa. Isto é, existem diversas opções disponíveis no mercado, com diferentes funcionalidades e preços, aqui na Gold Soluções você encontra um sistema de conciliação completo e que se encaixa perfeitamente no dia a dia das pequenas, médias e grandes empresas.
Se você quer escolher uma conciliadora, é importante considerar os seguintes fatores:
- Tamanho da empresa: as necessidades de uma empresa pequena são diferentes das de uma empresa grande, por isso, verifique se aquele sistema é ideal para a sua empresa.
- Volume de vendas: ou seja, análise do volume de vendas da sua empresa, pois ele também deve ser considerado na hora de avaliar.
- Funcionalidades: verifique quais as funcionalidades oferecidas pela conciliadora e veja se elas atendem as necessidades da sua empresa.
- Conciliação Fácil:ou seja, verifique se o sistema tem um time que te ajuda se precisar de suporte, além disso, se ela também tem profissionais de consultoria para você tirar suas dúvidas e aprender como resolver as situações do dia a dia.
12 dicas para pequenas empresas realizarem conciliação de cartões eficiente
Agora que você já sabe como a conciliação de cartões é essencial para o desenvolvimento da sua empresa, está na hora de aprofundar em como pequenas empresas podem realizar uma conciliação de cartões eficiente e sem dores de cabeça.
Como você viu anteriormente, há dois métodos que podem ser utilizados para realizar o processo. Porém, é importante ressaltar que é preciso ter noção de como funciona cada etapa, para assim poder identificar as diversas situações independente do modo que será feito, manual ou automatizado.
Sendo assim, veja 12 dicas para você realizar uma conciliação de sucesso.
1. Registre Todas as Transações Detalhadamente:
Para uma conciliação eficiente, é essencial manter um registro detalhado de todas as transações com cartões. Assim, estão inclusos a data da transação, o valor, o número de referência, o tipo de cartão e as informações do cliente.
2. Utilize um Sistema de Ponto de Venda (PDV):
A automação é a chave para uma conciliação eficiente. Sendo assim, um software de PDV é interessante por ajudar a registrar transações de forma precisa, economizando tempo e reduzindo erros.
3. Compare Recibos com Extratos Bancários:
Regularmente, compare os recibos de vendas com os extratos bancários. Logo, ao fazer isso você poderá detectar qualquer discrepância e resolver problemas rapidamente.
4. Reconcilie Diariamente:
Recomenda-se reconciliar as vendas de cartão com os extratos bancários diariamente. Devido a isso, ter um sistema que faz a conciliação diariamente de modo automático simplifica o processo e evita que erros se acumulem.
5. Arquive Comprovantes:
Mantenha cópias físicas ou digitais de todos os comprovantes de vendas, incluindo recibos de transações online.
6. Categorize Transações:
Categorizar transações com base no tipo de cartão, produto/serviço ou outras categorias relevantes ajuda na análise dos dados.
7. Monitore Chargebacks:
Esteja atento aos chargebacks (estornos) e resolva-os rapidamente. Mantenha registros detalhados dos motivos dos chargebacks e tome medidas para evitá-los no futuro.
Saiba mais em: Aprenda como controlar os Chargebacks com Gold Card e proteger a receita da sua empresa
8. Automatize Sempre que Possível:
Utilize ferramentas de conciliação e softwares de gestão financeira para automatizar o processo, tornando-o mais eficiente.
9. Treine Sua Equipe:
Se você tiver funcionários envolvidos nas transações, certifique-se de que eles estejam bem treinados para registrar e documentar transações corretamente.
10. Faça uma Conciliação Mensal Abrangente:
Além da conciliação diária, realize uma conciliação mais ampla no final de cada mês para garantir que todas as transações estejam corretas e para avaliar o desempenho financeiro de seu negócio.
11. Esteja Ciente das Taxas:
Compreenda as taxas cobradas pelos processadores de pagamento e leve-as em consideração ao calcular seus ganhos reais. Por isso, esteja sempre atento aos comunicados das operadoras.
12. Mantenha Comunicação com Seu Processador de Pagamento:
Mantenha um canal de comunicação aberto com seu processador de pagamento para obter suporte e resolver problemas prontamente.
Use o Gold Card para ter conciliações de cartões eficientes e ter sucesso financeiro
O processo de gestão eficiente de dívidas e a busca por endividamento sustentável são cruciais para a saúde financeira de qualquer empresa. Nesse sentido, contar com o apoio de ferramentas e especialistas é fundamental, e é aí que a Gold entra em cena.
O Sistema Gold Card é uma solução abrangente que oferece suporte valioso para empresas que desejam controlar suas dívidas e garantir a sustentabilidade financeira. Assim, com este software, você ganha a capacidade de entender a previsibilidade do seu fluxo de caixa, graças à conciliação de cartões de débito, crédito e vouchers. Isso proporciona uma visão clara e precisa das finanças da empresa.
Além disso, o Sistema Gold Card coloca à sua disposição uma equipe de consultores financeiros altamente qualificados que estão prontos para ajudá-lo a resolver os desafios e preocupações que surgem na tarefa de conciliar as transações. Ou seja, com o apoio desses especialistas, você poderá tomar decisões informadas e estratégicas para otimizar o desempenho financeiro da sua empresa.
Então, você já sabe! O Sistema Gold Card é uma ferramenta essencial para quem busca uma gestão financeira eficiente e sustentável, acompanhada por orientação especializada. Além de ser uma ferramenta essencial para pequenas empresas que desejam crescer de maneira saudável.
