Saber o que entra e o que sai das finanças do negócio é um dos passos mais importantes para a gestão financeira de qualidade. Porém, como é possível garantir que os registros internos correspondem à realidade? Entre as possibilidades, há a conciliação bancária.
Esse é um processo que pode ajudar o gerenciamento das finanças a ser mais estruturado e eficiente. Feito corretamente, ele pode fornecer informações relevantes e que afetam a tomada de decisão.
Considerando a importância dessa etapa, conheça melhor a conciliação bancária e saiba como ela impacta o departamento financeiro da empresa!
O que é a conciliação bancária?
Quando se fala em conciliação bancária, a ideia é fazer uma comparação entre os dados registrados e as informações que são obtidas no extrato do banco. Portanto, ela consiste em um processo de análise que faz parte da gestão financeira.
Essa etapa pode ser aplicada em empresas de pequeno, médio e grande porte, de diferentes setores. O que importa não é o volume de informações e, sim, a equivalência entre elas, como você verá a seguir.
Como funciona a conciliação bancária?
Para fazer a conciliação bancária, você precisará reunir, em primeiro lugar, as informações referentes aos registros de movimentação financeira da empresa. Isso significa usar o fluxo de caixa com os respectivos valores de pagamentos e recebimentos.
Esses dados deverão ser comparados com as movimentações que são registradas no extrato da conta bancária da companhia, no mesmo período. Dessa forma, é possível conferir se os valores são equivalentes ou se existe alguma discrepância.
Para melhorar o controle sobre as movimentações financeiras, o recomendado é realizar esse processo de maneira diária. Assim, há como acompanhar todas as entradas e saídas quase em tempo real.
Após sua conclusão, o indicado é manter o monitoramento e a sua realização ao longo do tempo. A consistência ajuda a identificar erros antes que eles se agravem, então também é útil para evitar um efeito cascata sobre os setores do negócio.
Como ela é importante para o departamento financeiro da empresa?
Entre os motivos para realizar a conciliação bancária, um dos pontos principais é o impacto positivo que ela pode causar na gestão financeira.
Essa é uma ferramenta de controle que permite conferir se existe um gargalo não identificado, por exemplo. Você saberá se há uma saída que não está prevista no fluxo de caixa, o que pode indicar um erro no monitoramento, um valor não planejado ou uma cobrança indevida.
Na prática, pode ajudar a evitar desperdícios e auxiliar na economia geral das operações. Isso tende a tornar o negócio mais enxuto e financeiramente eficiente, o que também pode se refletir nos lucros.
Além disso, é uma forma de reduzir os erros. É pouco provável que o extrato bancário esteja incorreto, então é possível ter uma base confiável para comparar os resultados e tirar conclusões.
Devido a tais questões, a conciliação bancária ajuda a otimizar o departamento financeiro do negócio. Por meio desse processo, têm-se informações completas com as quais é possível conhecer a estrutura de entrada e de saída do dinheiro, suas origens e seus destinos e as frequências.
A partir desses dados, existe a chance de tomar decisões melhores e mais estratégicas, levando a um melhor aproveitamento do dinheiro disponível. Como consequência, seu estabelecimento pode alcançar níveis maiores de competitividade e de eficiência.
O departamento financeiro da empresa também consegue ter mais visibilidade sobre as informações e fazer planejamentos mais precisos. Então, é uma etapa que tende a agregar valor ao gerenciamento e ao cotidiano do negócio.
Como fazer uma conciliação bancária eficiente?
Para fazer uma conciliação bancária, é necessário registrar todos os gastos e as entradas financeiras. Como visto, o ideal é que isso ocorra diariamente, pois as chances de erros diminuem consideravelmente.
Além disso, será necessário obter o extrato do banco referente ao período a ser conciliado. Na hora de colocar a atividade em prática, é preciso comparar os valores do extrato com o registro interno, de forma individual.
Mesmo pequenos valores diferentes devem ser assinalados, para que possam ser investigados quanto à sua origem e justificativa. Se for o caso, o registro de movimentações pode ser adaptado para contemplar uma entrada ou saída que não havia sido considerada anteriormente.
Embora seja comum, também pode acontecer de a instituição financeira cometer erros, como uma cobrança inadequada. Caso isso seja identificado, é necessário solicitar a correção conforme condições acordadas. Desse modo, é possível evitar desperdícios financeiros.
Como incorporar a tecnologia na tarefa?
Embora seja possível fazer a conciliação bancária de forma manual, como você viu, essa não é a única alternativa. Na verdade, o mais interessante é utilizar a tecnologia para potencializar o que esse processo pode oferecer de positivo.
É possível, por exemplo, contar com as soluções de uma fintech especializada. Por meio da conciliação bancária automática, não é preciso se preocupar com planilhas e registros individuais, pois tudo é feito de forma eficiente.
Esse processo deve considerar os diferentes meios de pagamento. Então a conciliação automática de cartões e vouchers é essencial para ter as informações certas e de modo completo.
Ela permitirá encontrar possíveis discrepâncias, como serviços não contratados juntos às adquirentes. Com a identificação desses pagamentos indevidos, é possível solicitar e obter reembolsos retroativos.
Além disso, a tecnologia pode ser aplicada na forma de terceirização da gestão financeira, diagnóstico e consultoria. Todas são soluções que podem ser incorporadas à conciliação automática, reunindo mais dados relevantes.
Tudo isso pode se refletir positivamente no desempenho do negócio, ao dar mais segurança na análise. Ademais, permite criar as bases para que a transformação digital seja implementada e aproveitada de maneira contínua.
Agora que você já sabe o que é a conciliação bancária e como fazê-la, aproveite o potencial dessa etapa e como ela pode ajudar sua gestão financeira. Para obter resultados ainda melhores, conte com a tecnologia e obtenha mais eficiência e visibilidade na gestão.
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