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Fazer um bom controle de contas a pagar e a receber é essencial para uma gestão financeira bem-sucedida. Afinal, a gestão de contas permite que sua empresa tenha visibilidade sobre as obrigações pendentes para garantir que elas sejam cumpridas.

Por outro lado, não cuidar dos valores que devem ser pagos pode levar a atrasos e multas, além de comprometer a margem de lucratividade. Ainda, o seu negócio pode se tornar menos competitivo devido a essa falta de organização, então é preciso reforçar os cuidados.

Não sabe como criar uma rotina de contas a pagar na empresa que funcione de verdade? Continue a leitura e descubra o que fazer!

Identifique as obrigações financeiras

O reconhecimento da situação financeira é o primeiro passo para conseguir organizar os valores que devem ser quitados. Portanto, cabe ao departamento financeiro fazer um levantamento completo com todas as obrigações do negócio.

É nesse momento em que são conhecidos todos os compromissos junto a fornecedores e também em relação à estrutura interna, como o pagamento de salários ou de impostos.

O mapeamento ainda é útil para entender qual é a média de gastos e qual é o valor necessário para atender a todas as demandas. Assim, é possível provisionar os recursos exigidos para viabilizar os pagamentos.

Registre todas as movimentações financeiras

Outro ponto importante para a organização das contas a pagar consiste em registrar as movimentações financeiras. Afinal, além dos gastos que já são conhecidos, é natural que surjam outras despesas na rotina do negócio.

Portanto, manter todos os registros sobre os gastos e seus prazos de pagamento é essencial para a organização. Dessa forma, nenhum custo é esquecido, permitindo evitar problemas decorrentes do não pagamento. Além disso, essa tarefa favorece a gestão financeira de modo geral.

Agende as despesas fixas

Entre as contas a pagar, é provável que a empresa tenha despesas fixas, como o pagamento do aluguel do espaço utilizado ou de serviços contratados de maneira contínua. Nesses casos, o ideal é deixá-las agendadas, pois isso reduz o trabalho de gerenciamento com as despesas.

Esse agendamento também ajuda no provisionamento de recursos, permitindo que o estabelecimento tenha uma ideia de quanto precisa dispor em momentos específicos. Assim, é possível melhorar o fluxo financeiro para ter condições de arcar com todos os custos. 

Monte um calendário de pagamentos

Por falar nos prazos das contas a pagar, não são apenas as despesas fixas que devem ter suas datas analisadas. Para realmente ter organização e favorecer o gerenciamento, o ideal é montar um calendário de todos os pagamentos devidos.

Considere os prazos dos salários, dos tributos, das compras e dos gastos operacionais, por exemplo. Distribua-os em um calendário com base nos vencimentos, para entender quais são as despesas mais urgentes.

Nem sempre as contas que vencem antes são as mais importantes. Mas, ainda assim, será necessário respeitar os prazos. Para que a empresa não encontre problemas no dia a dia, o calendário ajudará a orientar a distribuição de recursos.

Considere negociar junto aos fornecedores

Ao organizar todas as contas a pagar, é interessante que o setor financeiro busque abrir o diálogo com fornecedores, na tentativa de adaptar os vencimentos ao fluxo financeiro da empresa. Como não é possível fazer isso com questões legais, como o pagamento dos impostos, buscar os parceiros se torna a principal solução.

Pode ser o caso de pedir um prazo mais elástico para os fornecedores ou condições diferentes de pagamento, como uma divisão em mais parcelas. Normalmente, há mais viabilidade de conseguir uma resposta positiva com os fornecedores de longo prazo e com contratos de valores maiores.

Ao mesmo tempo, o controle financeiro deve estar pronto para a possibilidade de a negociação não ser bem-sucedida. Portanto, mesmo antes dessa etapa, é preciso ter um plano de contas a pagar que faça sentido de ser executado no estabelecimento.

Conte com uma solução completa de gestão financeira

Para organizar e gerenciar as contas a pagar não basta saber quando ocorrem as saídas. É fundamental considerar todo o ciclo financeiro e as características da empresa para que haja a disponibilidade de recursos em caixa.

É o caso, por exemplo, de pensar na forma de pagamento das vendas. Se o estabelecimento disponibilizar a venda por cartão de crédito, é provável que os recebíveis tenham prazos distintos. Isso exigirá mais preparo e organização por parte do negócio.

Contar com a tecnologia, como um software de gestão, pode ajudar, mas ainda não é suficiente. Em vez disso, conte com uma solução completa de gestão de contas e que realmente apoie o empreendimento. 

Veja quais são alternativas que se destacam!

Conciliação de cartões e vouchers

A conciliação bancária é fundamental para garantir o alinhamento entre os registros e os valores reais na conta do negócio. Ela se torna ainda mais importante com a venda por cartões, pois ela cria uma dinâmica distinta.

Com uma solução do tipo, é possível acompanhar os valores efetivamente recebidos e o que foi registrado. Logo, é possível evitar impactos negativos referentes a chargebacks, erros operacionais e descontos indevidos, por exemplo.

Terceirização da gestão de contas

Também existe a chance de contratar uma terceirização da gestão. Por meio do chamado Business Process Outsourcing (BPO), o setor financeiro contará com um time externo especializado para assumir as demandas.

Além de melhorar a gestão das contas a pagar e a receber, é uma forma de manter a contabilidade atualizada com informações consistentes.

Diagnóstico e consultoria financeira

Outra dica é passar por um raio-X de finanças e por uma consultoria na área. Dessa maneira, há como identificar gargalos e possibilidades de melhoria para o fluxo de contas.

Por meio dessa etapa, a empresa pode reconhecer pagamentos indevidos junto às operadoras de cartões, por exemplo. Nesse caso, seria possível recuperar os valores de modo retroativo, o que incrementa o caixa do negócio.

Para ter acesso a todas as soluções, você pode buscar empresas especializadas. Dessa forma, o seu negócio contará com uma gestão financeira mais completa e eficiente.

Seguindo essas dicas, o seu estabelecimento pode organizar as contas a pagar de modo mais eficiente e funcional. Desse modo, a empresa conseguirá se preparar para o cumprimento de todas as obrigações financeiras, mantendo a qualidade do gerenciamento de contas.

Para que seu negócio tenha um setor financeiro mais organizado, conheça a Gold Soluções e descubra como podemos ajudá-lo!