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Muitos empreendedores não sabem qual é a melhor opção Conciliação Manual e Automática. Saiba aqui os detalhes de cada uma delas e se decida!

Você já parou para pensar qual é a diferença entre realizar uma conciliação manual e uma automática? 

Às vezes nos pegamos nesse limbo de dúvidas: e se eu fizer de forma manual, será que não pouparei dinheiro? Mas de forma automática eu vou ter que pagar um sistema, será que vale a pena?

A conciliação é um assunto que pode ter muitos achismos e levar você a decidir arbitrariamente e até mesmo pode se tornar um prejuízo. Para poder tirar suas próprias conclusões e perceber qual é a melhor solução para você, trouxemos a diferença entre a Conciliação Manual e da Conciliação Automática. 

Entenda como funciona o processo de venda em cartões:

O processo de venda em cartões é fruto de 5 ligações, sendo elas: Portador, estabelecimento comercial, bandeiras, emissor do cartão, adquirente ou operadora.  Durante o processo de conciliação, todas estas partes estão envolvidas e são checadas durante cada conferência. 

Portador: referente àquele que faz a compra e possui o cartão.
Estabelecimento comercial: Empresa responsável pela venda, aquela que receberá o pagamento.
Bandeiras: São as instituições que autorizam o uso de suas marcas e tecnologias pelos adquirentes e emissores. Alguns exemplos são: Mastercard, Elo, Hipercard e Visa.
Emissor do cartão (banco): os emissores são as instituições financeiras que emitem os cartões aos seus clientes, no caso, os portadores.
Adquirente ou operadora: Estas são as empresas que fazem o processo intermediário entre o portador, o estabelecimento comercial, as bandeiras e os emissores do cartão. São elas as empresas que possuem as maquininhas de cartão, por exemplo: Cielo, Stone, Sodexo, Alelo e outras.

Conciliação Manual:

Ela consiste em um trabalho bem moroso e que demanda muito tempo e dinheiro. Conforme um estudo realizado pela Gold Soluções – Segurança em Meios de Pagamentos, mensalmente, o processo de conciliação manual leva em torno de 48h para ser feito, isso com base em apenas 2.500 transações. Além disso, o custo médio gira em torno de R$ 800,00 na solução Point of Sale ou Ponto de Venda (POS).

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Essa é apenas uma estimativa dos valores, pois, podem acabar sendo maiores dependendo do fluxo de vendas e também do custo/hora de cada colaborador dedicado à função. Além disso, na modalidade Transferência Eletrônica de Fundos (TEF), o valor altera ficando em média de R$ 300,00, como mostra a imagem. 

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Sabe o porquê deste processo ter este custo? Pois o fazer a conciliação manual demanda muitas etapas e é trabalhoso, geralmente as etapas são as seguintes:

  1. Organizar comprovantes.
  2. Lançar os comprovantes em uma planilha.
  3. Acessar o portal de cada operadora de cartão.
  4. Emitir os relatórios de cada portal.
  5. Consolidar os relatórios.
  6. Conferir as informações com o que foi contratado.
  7. Se encontrar divergência, ligar para cada uma das operadoras que identificou problema. 
  8. Conferir se o valor foi pago. 
  9. Dar baixa nos pagamentos. 

São muitas etapas e que estão suscetíveis ao erro humano. Apesar de tornar o processo de conferência mais humanizado, a conciliação manual traz para os empresários mais custos e possibilidade de erros. O que se torna ainda mais complexo por ele não possuir um suporte para tirar possíveis dúvidas.

Conciliação Automática:

Ao contrário da conciliação manual, está traz ao empreendedor algo único como a segurança e a liberdade. Isso mesmo! Por se tratar de um processo mais assertivo e através de um software desenvolvido para realizar todas as tarefas que antes eram manuais, o empreendedor consegue ganhar tempo e economia.

A Conciliação automática elimina diversos erros e te ajudar a evitar que sofra algumas cobranças indevidas, como: valores retidos; taxas administrativas acima do valor acordado; serviços como Help Desk, Help Service; aluguel acima do valor e antecipação. Esses serviços citados, geram taxas extras e/ou desnecessárias e podem acabar passando despercebidas através da conciliação manual.

Através da automatização do processo de conciliação, você, empresário, passa a ter acesso às informações de forma centralizada, otimizando seu tempo, controlando de forma segura através de relatórios consolidados e frequentes.

Conheça o Gold Card!

Um exemplo de software de conciliação de vouchers e cartões é o Gold Card, uma ferramenta da Gold Soluções. Com esse software, você consegue unificar os dados de todas as operadoras em uma única plataforma, emitir relatórios frequentes sobre as divergências e outros benefícios através de uma interface amigável. Outro ponto é a consultoria financeira do time de especialistas que te ajudam a resolver problemas de divergências e na gestão da sua empresa. Tudo pensado para você focar no que mais importa, ou seja, em trazer receita para seu empreendimento.

A importância de conciliar suas vendas