A gestão financeira de uma empresa é uma das principais estratégias para garantir a saúde e longevidade do seu negócio . Porém, muitas vezes é negligenciada por falta de tempo de seus gestores. Por exemplo, qual foi a última vez que você conciliou todos os recebíveis da sua empresa?
A conferência dos pagamentos com cartões é uma das atividades indispensáveis a toda empresa que vende no cartão. Por isso, neste texto vamos mostrar como identificar os principais erros na verificação destes recebíveis:
- Divergência nas taxas contratadas;
- Aluguel de maquininhas;
- Cobrança por serviços não solicitados;
- Valores retidos não identificados;
- Custos elevados para antecipações.
Leia até o final para aprender a evitá-los, com segurança e praticidade em sua conciliação de cartões:
Aplicação de taxas diferentes das contratadas
Um dos motivos para você conferir os pagamentos dos cartões com frequência é a aplicação de taxas diferentes das contratadas. Essa cobrança é feita de forma sutil, com diferenças de pequenos dígitos que acabam impactando seu negócio de forma significativa no final do mês. Normalmente, estas diferenças são identificadas quando você executa a conferência da venda registrada na operadora com o extrato de pagamento da mesma.
Cada bandeira (Visa, Master, Elo e Amex…) e modalidade (crédito, débito e vouchers…) possui uma taxa específica. Por isso, é importante que o profissional que realiza a conciliação sempre esteja atento aos descontos realizados nestas operações.
Quanto antes a divergência for identificada, menor será o impacto no planejamento financeiro da sua empresa. Os detalhes são muito importantes quando você observa a incidência de taxas nos serviços contratados.
Se você ainda não realiza este processo, nós disponibilizamos uma Planilha de Conciliação Manual para lhe auxiliar!
Aluguel de maquininhas
Um dos valores para os quais você deve ficar atento quando conferir os pagamentos dos cartões são os descontos referentes aos aluguéis das maquininhas. Estes valores são definidos no momento da contratação e constam nas condições comerciais no portal de sua adquirente (operadora). Eles são debitados em um dia específico e aparecem como “ajustes, plano, aluguel, mensalidade” no seu extrato.
É importante atentar para as negociações de isenções realizadas. É bastante comum o empresário ter um acordo de isenção de aluguel por atingir determinado faturamento no mês, entretanto em meio a outras responsabilidades, acaba não realizando a conferência e validando se o desconto realmente foi aplicado. Isso gera perdas financeiras desnecessárias.
Para você ter uma ideia, em uma pesquisa realizada com 5 mil empresas que vendem no cartão, foi identificado que 78% têm algum tipo de erro ou de cobrança indevida que desconhecem. A proteção do seu caixa requer a garantia de que as taxas cobradas e serviços cobrados são as mesmas contratadas.
Cobrança por serviços não solicitados
Outro erro frequente encontrado durante a verificação dos pagamentos dos cartões é a cobrança de serviços não solicitados. Assim como ocorrem taxas divergentes, este é um problema discreto, porque se você não verificar – e solicitar correção – a operadora mantém a cobrança. Você só perceberá que os recebimentos estão sempre abaixo do previsto.
Os serviços não solicitados podem, até mesmo, ser executados pela empresa. No entanto, está além do contrato firmado e, provavelmente, terá um valor adicional. Após verificar essa inconsistência, você deve, imediatamente, exigir o cancelamento da cobrança e o reembolso dos valores cobrados.
Exemplos destes serviços são: Cielo Farol, Help Desk, Help Service, Consulta Cheque, Ticket Conecte, Antecipações não Contratadas, Seguros, Comissão Mínima, entre outros.
Valores retidos
Um problema muito comum, normalmente identificado nas operadores de vouchers, são os valores de vendas que ficam retidos e não são repassados aos estabelecimentos, alegando divergência de domicílio bancário ou não cadastro de domicílio para depósito.
Aqui na Gold, nós já recuperamos mais de R$ 6 Milhões em perdas financeiras que nossos clientes não tinham conhecimento.
Portanto, procure entender os motivos das retenções por parte das operadoras e questione sobre qualquer retenção não justificada. Dessa forma, é possível recuperar os valores. Esse é mais um motivo para você investir em um modelo de verificação prática e eficiente. É necessário revisar as retenções e os repasses com regularidade. Só assim você garante a segurança das operações financeiras e a previsibilidade do seu fluxo de caixa.
Custos elevados para antecipações
Ao conferir os pagamentos dos cartões você também pode identificar um outro problema: o custo elevado para antecipações. Esse pode não ser, necessariamente, uma divergência. Pode ser um valor praticado acima do valor médio de mercado, por exemplo.
Por outro lado, pode acontecer que a cobrança efetiva pelas antecipações esteja acima do valor acordado em contrato. Então, é preciso entender o motivo da alteração e conferir se existe alguma cláusula que autorize o reajuste dessa cobrança. Via de regra, as empresas praticam taxas pré-fixadas para as antecipações dos pagamentos em cartões e vouchers.
Como se trata de um valor definido por contrato, você deve entrar em contato com a operadora e exigir a normalização da cobrança, assim como o ressarcimento pelas taxas cobradas indevidamente. Acontece que uma cobrança indevida por ser aplicada a qualquer momento. Portanto, mantenha uma frequência de verificação e de revisão dos valores pagos.
Conclusão
Você sabe que existem inúmeras vantagens em fazer vendas com pagamento por cartões de débito, crédito e vouchers. Há uma tendência do mercado de manter os pagamentos sem a presença de papel moeda. Então, para que você mantenha seu negócio acompanhando a evolução tecnológica, é preciso dar um próximo passo.
As rotinas de gestão financeira são essenciais. Elas devem ser executadas com segurança e praticidade. Assim, você evita erros internos, retrabalho e desperdício de tempo.
Você já faz parte do grande grupo de empresas que fazem vendas mediadas por cartões. Agora deve ficar atento à eficiência do processo de conciliação para evitar prejuízos. Para que as dificuldades de conferir os pagamentos dos cartões, em diferentes maquininhas, não afete seu negócio, invista em tecnologia de gestão financeira e assessoria de nossos especialistas.
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