O controle de custos é um processo importante a ser realizado no dia a dia das empresas. Afinal, é a partir dele que você consegue evitar diversos problemas relacionados ao crescimento de sua empresa.
Conhecido também como gestão de gastos, seu papel é deixar com que o dia a dia do empreendedor e sua equipe seja mais eficiente e organizado, dando a eles uma visão holística sobre alguns aspectos importantes do empreendimento. Deste modo, o controle de custos pode ser resumido nos seguintes verbos: verificar, monitorar e analisar.
Este é um procedimento importantíssimo para empresas de todos os tamanhos, do micro empreendimento até as multinacionais, dadas as suas proporcionalidades. Sendo assim, separamos 7 dicas práticas de controle de custos na empresa para você manter a sua empresa com a saúde financeira em dia.
As 7 dicas práticas de controle de custos
Para ter uma boa gestão de gastos é bem interessante que você e seu time financeiro tenham duas palavras de ordem, sendo elas: organização e detalhismo. Essas características são as que garantem que tudo ocorra bem e que você não tenha problemas posteriores com dados faltosos ou catalogados de modo errado.
Lembre-se que a exatidão é uma necessidade quando o assunto é o cuidado com a saúde financeira da sua empresa.
1. Diferencie os custos das despesas
Comece organizando e diferenciando o que são as despesas e o que são os custos da sua empresa. Para isso, vale lembrar que custo é tudo aquilo que está envolvido no processo de produção ou que é necessário para a entrega das atividades-fim do negócio. Alguns tipos de custos são: produção (matéria-prima), diretos (embalagens), indiretos (transporte), fixos (galpões) e outros.
As despesas são aquilo que está ligado a uma visão mais administrativa, por exemplo, folha de pessoal da área administrativa, comissões dos vendedores, contas de internet e outros relacionados.
Nesse processo é efetuada uma análise que se baseia o quanto se destina para a busca de retorno e o quanto é investido para a manutenção da empresa. Assim, você consegue visualizar onde há muito ou pouco sendo investido.
2. Deixe separado o que são os custos diretos e indiretos
Como citamos acima, existem diversos tipos de custos, para você se organizar bem é preciso saber com detalhes aquilo que é indireto ou direto. Deste modo, define como direto aquilo que é aplicado diretamente na produção ou realização do serviço, separe como indireta aquilo que é destinado de modo amplo, como o armazenamento de um produto.
3. Acompanhe custo direto x preço de venda
Após fazer a separação das despesas, custos diretos e indiretos, chegou a hora de você encontrar o ponto de equilíbrio e verificar o quanto será necessário ser repassado para os clientes por cada produto oferecido.
Nesse momento, é preciso fazer um cálculo onde é identificado a relação entre o desempenho de vendas e o quanto a empresa está lucrando ou tendo prejuízo no repasse do produto. A conta é fácil:
Receita – Custo direto = Margem de contribuição
Ou seja, pegamos a quantidade de produtos vendidos, multiplicamos pelo valor da venda e achamos o valor da “Receita”, após isso pegamos o valor do custo direto, aquele da dica 2, e fazemos o cálculo.
4. Elabore um planejamento
Após os cálculos realizados, você deve se atentar ao seu planejamento. Afinal, neste ponto você já terá identificado algumas informações como quais são seus gastos diretos e indiretos, quais suas despesas e se o seu produto/serviço está trazendo lucro ou prejuízo.
Deste modo, para realizar o seu planejamento você projetou quais são os seus objetivos de expansão, quais são suas metas, avaliará quanto será necessário aumentar a produção e se a empresa já consegue realizar esse crescimento.
Seguido disso, você deverá se atentar ao seu fluxo de caixa e a reserva de emergências. Inicialmente devido à importância da empresa se manter autossustentável e com um fluxo de caixa saudável e, também, estar preparado para possíveis problemas.
5. Monitore e reconfigure processos
Todo esse processo acaba resultando em uma análise de monitoramento e reajuste dos processos já realizados pela empresa. Assim, com o planejamento elaborado, faça uma vistoria de como são feitos os seus processos, identifique o que será possível ser transformado e otimizado e acabe com os processos que só dão dor de cabeça ou que aumentem os seus custos de modo desnecessário.
6. Fique atento à gestão da sua equipe
Um ponto importante a ser avaliado e que, por vezes, é banalizado por muitas empresas, é a questão pessoal. Alguns processos aumentam os custos devido à má gestão de equipe e por times que são ineficazes. Assim, verifique o que acontece no seu processo de produção, pense estrategicamente. Alguns processos, podem ser facilitados e podem otimizar consideravelmente o desempenho dos serviços e da produção dos seus produtos. Um grande auxiliador na gestão de processos morosos e que podem aumentar o tempo de trabalho são os softwares de gerenciamento, o assunto do nosso próximo tópico.
7. Invista em softwares que auxiliem a sua gestão
A dica número sete é um otimizador de processos, não só para te ajudar a ter uma redução nos seus custos, mas também para ter mais assertividade no seu controle. A exatidão é um ponto crucial para que você tenha bons resultados e que possa fazer boas análises. Deste modo, investir em softwares de gestão é um ótimo caminho, sistemas de conciliação de vouchers e cartões também te ajudam a organizar com exatidão as suas entradas e saídas. Investir em tecnologia é uma maneira de redistribuir os custos e sair do arcaico e ir para o moderno.
Após todos estes passos você terá uma tranquilidade muito maior na organização da sua empresa, podendo ter uma visão mais seletiva daquilo que funciona e o que é preciso ser revisto. Além de identificar onde são aplicados esforços financeiros desnecessários.
